Dsar-dasar Microsoft Excel

Dasar-dasar Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah salah satu program sreadsheet yang canggih yang bekerja di bawah sistem operasi Windows. Banyak kemudahan yang akan diperoleh selama menggunakan Microsoft Excel, seperti bekerja dengan daftar data, menghitung angka-angka, membuat laporan, diagram, dan grafik. Terdapat beberapa perintah tambahan yang memudahkn dalam menyelesaikan persoalan. Microsoft Excel merupakan versi terbaru dan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi-versi sebelumnya.
A. MENGENAL MICROSOFT EXCEL
1. Memulai Excel
Ada beberapa cara untuk memulai Microsoft Excel.

*
Untuk memulai Microsoft Excel pada menu Classic Start adalah dengan mengklik tombol Start pada taskbar Windows, pilih menu Program =>Microsoft Office =>Microsoft Excel X (dimana X adalah versinya).
*
Untuk memulai microsoft Excel pada menu Start adalah dengan mengklik tombol Start pada taskbar Windows, pilih menu All Programs => Microsoft Office => Microsoft Excel.

Selanjutnya, program Microsoft Excel akan terbuka seperti tampak pada gambar berikut.



2. Elemen- Elemen Microsoft Excel

*
Title Bar

Elemen Title Bar terletak pada bagian atas jendela utama yang terdiri atas empat objek mulai dari objek Control Menu yang terletak pada bagian paling kiri. Ketika Anda mengklik elemen Control Menu, akan tampil daftar menu perintah yang berfungsi untuk menjalankan beberapa perintah yang berkaitan dengan perintah mengatur tampilan jendela utama Microsoft Excel. Untuk penjelasan rinci tentang daftar menu perintah dalam Control Menu,perhatikan tabel berikut:

Pilihan

Berfungsi untuk
Restore

Mengatur ukuran layar dalam ukuran yang relatif, yaitu ukuran yang dapat diatur ukuran yang dapat diatur ukuran lebar dan panjangnya sesuai kebutuhan.
Move

Memindah posisi jendela Microsoft Excel ke posisi lain. Pilihan menu ini aktif bila ukuran jendela berstatus Restore.
Size

Mengatur ukuran jendela Microsoft Excel. Pilihan menu ini aktif bila ukuran layar berstatus Restore.
Minimize

Menampilkan jendela Microsoft Excel ke dalam ukuran minimal atau dalam bentuk ikon.
Maximize

Menampilkan jendela Microsoft Excel ke ukuran maksimal hingga tampil memenuhi layar monitor.
Close

Keluar dari Microsoft Excel. Selain itu, Anda dapat menngklik dua kali ikon Control Menu untuk keluar dari program Microsoft Excel.

*
Menu dan Toolbar

Menu merupakan bagian yang berisi daftar perintah,yang diletakkan dalam sebuah batang menu (menu bar). Sedangkan toolbar adalah bagian yang berisi tombol-tombol perintah, menu-menu, atau kombinasi dari keduanya yang diletakkan pada bagian atas lembar kerja Microsoft Excel.
Terdapat beberapa cara untuk memilih perintah menu, cara termudah adalah dengan mengklik menu denngan mouse. Selain itu, anda dapat memilih perintah menu dengan tombol kunci Alt dan mengetikkan huruf menu yang bergaris bawah. Beberapa perintah menu memiliki kombinasi kunci khusus yang sering disebut Shortcut Key yang digunakan untuk menjalankan perintah tertentu.

*
Status Bar

Status bar tampil pada bagian paling bawah jendela microsoft Excel. Status bar memiliki dua area utama, yaitu daerah pesan (message area) pada bagian kiri dan kotak indikator yang terletak pada bagian kanan.


Message area berisi teks Ready pada saat workbook baru terbuka yang mengindikasikan bahwa Microsoft Excel siap menerima perintah, dan berisi teks lain seperti Enter, Edit, dan lain-lain sehubungan dengan perintah-perintah yang sedang Anda lakukan.
Kotak indikator yang terletak pada bagian kanan status bar memiliki beberapa kotak indikator, antara lain:

*
o
Kotak indikator AutoCalculate yang berfungsi untuk menampilkan nilai total hasil penjumlahan angka-angka dalam suatu range dengan menggunakan fungsi SUM. Dimana ketika Anda memilih beberapa sel yang berisi data angka, Microsoft Excel akan menampilkan jumlah total dari data angka tersebut pada bagian status bar (Contoh: SUM = 4).
o
Selain untuk menampilkan nilai hasil penjumahan, AutoCalculate juga dapat digunakan untuk menampilkan nilai rata-rata (Average), nilai terkecil (Minimum), nilai terbesar (Maximum), banyak data (Count), atau banyaknya data khusus untuk angka (Count Nums).
o
Kotak indikator Num adalah bagian yang menunjukkan aktif tidaknya tombol kunci Num Lock. Manfaatkan fungsi tombol-tombol angka pada bagian keypad di papan keyboard untuk memasukkan data angka saat modus indikator NUM dalam kondisi aktif.
o
Kotak indikator EXT yang dapat diaktifkan dengan cara menekan tombol fungsi F8 yang digunakan untuk membentuk blok yang lebih dari satu dalam suatu sheet.
o
Kotak indikator yang menunjukkan tombol kunci Caps Lock (penulisan dengan huruf kapital ) dengan modus indikator CAPS dalam kondisi aktif.
o
Kotak indikator yang menunjukan tombol kunci Scroll Lock (penggulungan tampilan layar)dengan modus SCRL dalam kondisi aktif.


3. Mengunakan Menu
Menu pada Microsoft Excel digunakan untuk menjalankan suatu perintah. Nama-nama menu ditampilkan pada bagian menu bar yang terdapat pada bagian atas layar. Untuk bekerja dengan menu, Anda dapat menggunakan fasilitas mouse maupun keyboard.

*
Memilih menu menggunakan mouse

Daftar perintah akan ditampilkan jika anda mengklik salah satu menu yang ada. Untuk mengklik salah satu menu yang ada, arahkan pointer mouse ke menu yang akan Anda pilih , lalu klik menu tersebut. Sedangkan untuk memilih perintah, klik salah satu perintah menu yang ditampilkan.Ilustrasi gambar di bawah ini menampilkan pilihan menu Window dari Microsoft Excel.

Perintah yang tidak relevan untuk dipilih akan ditampilkan dengan warna redup, seperti pada menu Unhide.

*
Memilih menu menggunakan keyboard

Setiap nama menu yang ada pada menu bar, memiliki huruf yang digarisbawahi. Anda dapat menekan tombol Alt dan karakter yang digarisbawahi untuk memilih menu. Sebagai contoh,jika Anda ingin memilih menu View, Anda cukup menekan tombol Alt dan karakter V pada perintah menu tersebut.

*
Menggunakan Shortcut Menu

Untuk mempercepat pekerjaan yang sering dilakukan, Microsoft Excel menyediakan fasillitas shortcut menu. Anda dapat menampilkan shortcut menu dengan menggeser mouse pada objek tertentu dan klik kanan mouse. Microsoft Excel akan menampilkan daftar perintah shortcut menu yang relevan dengan objek yang sedang dihadapi.
Untuk memilih perintah yang ada pada daftar perintah shortcut menu, arahkan mouse pada perintah yang akan Anda pilih dan klik mouse.



B. MENGENAL WORKSHEET
Setiap Anda menjalankan program microsoft Excel, sebuah workbook kosong akan terbuka. Workbook merupakan sebuah lembar kerja yang dapat digunakan untuk bekerja dan menampung data Anda.

Pada kondisi standar pada workbook terdapat sebanyak 3 sheet. Anda dapat melakukan beberapa pengaturan pada worksheet yang menentukan jumlah worksheet dan mengganti nama worksheet.
Pada bagian samping kiri nama sheet terdapat empat tombol navigasi sheet yang digunakan untuk menngatur tampilan nama-nama sheet dengan penjelasan fungsi tombol navigasi sebagai berikut:

Tombol

Berfungsi untuk

Menampilkan nama-nama sheet yang terletak pada urutan pertama.

Menampilkan nama-nama sheet yang terletak pada bagian kiri.

Menampilkan nama-nama sheet terletak pada bagian kanan.

Menampilkan nama-nama sheet yang terletak pada urutan terakhir.
Jika workbook Anda mengandung banyak worksheet, klik kanan tombol navigasi sheet, dan klik nama worksheet yang ingin ditampilkan.
Batang penggulung terletak pada bagian sisi kanan dan bawah worksheet dan digunakan untuk menampilkan bagian-bagian worksheet yang tidak tampak pada layar.
Tab slit bar merupakan sebuah batang pemisah yang terletak diantara batang pemisah yang terletak diantara bagian tab-tab sheet dengan bagian batang penggulunga horizontal dengan cara mengklik dan menggeser tab slit bar ke kanan atau ke kiri pada suatu posisi tertentu.

C. DATA DAN OPERASI DATA
Secara garis besar Microsoft Excel memabagi data yang akan diolah menjadi dua jenis, yaitu:

*
Data Karakter
o
Seluruh data yang dimulai dari pengetikan huruf (A s.d. Z).
o
Karakter non angka yang berdiri dengan angka, misanya B245 atau 50 FI yang seluruhnya tidak dapat dioperasikan dalam bentuk operasi Aritmatika.
*
Data Numerik
o
Semua angka merupakan data numerik karena dapat dioperasikan secara Aritmatika.
o
Angka yang ditulis dalam bentuk eksponensial, misalnya 2E6 yang artinya sama dengan 2000000.
o
Angka tanggal yang diketikkan dengan menggunakan format DD/MM/YY.
o
Angka jam yang diketik dengan format HH:MM:SS.

1. Memasukkan Data
Untuk memasukkan data dalam sel worksheet, pilih sel yang akan diisi dengan data yang Anda inginkan, dan tekan Enter atau Tab untuk memasukkan data yang telah Anda ketik. Gunakan Enter untuk meletakkan pointer pada baris berikutnnya dan Tab untuk meletakkan pointer pada kolom berikutnya pada saat Anda memasukkan data yang telah Anda ketik.Untuk membatalkan input data pada saat Anda memasukkan data yang keliru pada sel Anda dapat menekan tombol Esc atau tombol Backspace untuk menghapus data yang salah ketik pada saat Anda sedang melakukkn proses input data.
Untuk pengisian data dapat Anda lakukan secara manual atau juga dapat dilakukan dengan menggunakan Autofil yang biasanya dipergunakan untuk membuat data yang membutuhkan suatu pengurutan tertentu, seperti nomor urut, nama hari, nama bulan, tahun, dan lain sebagainya.



2. Memasukkan Data Dengan Cepat
Untuk memasukkan data yang sama ke dalam beberpa sel pada saat yang bersamaan dapat dilakukan dengan prosedur:

*
Pilih sel-sel di mana Anda ingin diisi data.
*
Ketik data dan tekan Ctrl +Enter

3. Menyunting Data Dalam Sel
Beberaopa proses yang berkaitan dengan penyuntingan data adalah menghapus data, mengetikkan dat baru pada suatu sel yang sudah memiliki data, atau mengubah beberapa karakter tertentu dalam beberapa sel yang sudah ada.

*
Menyunting Isi Sel

Untuk menyunting karakter tertentu pada suatu sel, Anda dapat menggunakan operintah berikut:

*
o Pilih sel, tekan tombol fungsi F2 , lakukan perubahan dan tekan Enter.
o Pilih sel, klik data yang akan disunting pada bagian formula bar, lakukan perubahan dan tekan Enter.
o Klik dua kali sel yang menngandung data yang akan disunting, lakukan perubahan yang diinginkan dan tekan Enter.
*
Menghapus Isi Sel

Untuk menghapus isi sel, pilih sel dan gunakan tombo Delete atau Backspace untuk menghapusnya, dan sel tersebut akan kembali kosong. Jika Anda ingin mengganti isi sel dengan data lain, ketik sebuah data baru pada posisi sel yang berisi data yang akan diganti, tekan Enter sehingga data input baru akan menimpa dan menggantikan dat sebelumnya.

*
Menghapus Isi, Format, atau Komentar Sel

Prosedur yang dapat Anda lakukan untuk mennghapus isi, format, atau komentar sel, yaitu:

*
o
Pilih sel, baris, atau kolom yang ingin dibersihkan isi, format, atau komentarnya.
o
Pilih perintah menu Edit =>Clear.Microsoft Excel akan menampilkan beberapa pilihan perintah berikut:
o
+
All, untuk menghapus isi, format, dan komentar sel
+
Content, hanya untuk menghapus isi sel
+
Format, hanya untuk menghapus format sel
+
Comments, hanya untuk menghapus komentar sel


D. OPERASI FUNGSI
Fungsi di dalam program spreadsheet adalah suatu fasilitas dalam hal perhitungan yang digunakan untuk melakukan perhitungan finansial, statistik, analisa logika, pengambilan keputusan, manipulasi teks, dan sebagainya. Anda dapat menghitung data dengan menggunakan rumus yang dibentuk dari operator data atau terdiri atas beberapa fungsi. Microsoft Excel menyediakan banyak fungsi yanng dapat Anda gunakan dalam rumus. Rumus yang akan Anda bentuk dapat Anda tulis pada bagian formula bar (batang rumus) atau dengan fasilitas Function Wizard. Dalam Microsof Excel, Anda dapat mengawali penulisan rumus dengan tanda = (sama dengan).

Anda dapat memanfaatkan operator matematika untuk membangun suatu rumus. Tabel di bawah ini menjelaskan urutan derajat pembacaan operator matematika yang dapat Anda gunakan untuk membangun rumus dan contoh-contoh penulisan rumus matematika sederhana.

Operator

Arti

Contoh
( )

Mengelompokkan operasi matematika

=(4+5)*(12/3)
^

Perpangkatan

=8**5
=8^5
*dan /

Perkalian dan pembagian

=21*7
=21/7
+dan -

Penjumlahan dan pengurangan

=25 +25
=20-35
%

Persen

=25*100%
&

Menggabungkan dua data teks

=”Maju”&”Jaya”
Selain operator matematik, terdapat beberapa operator pembanding yang dapat Anda gunakan untuk membentuk rumus
Operator

Arti

Contoh
=

Sama dengan

A1 = B1
>

Lebih besar dari

A1 > B1
< Lebih kecil dari A1 < B1 >=

Lebih besar dari atau sama dengan

A1 >= B1
<= Lebih kecil dari atau sama dengan A1 <=B1 <>

Tidak sama dengan

A1 < >B1
Salah satu pekerjaan yang sering Anda lakukan dalam Microsoft Excel adalah menjumlahkan data menurut baris atau kolom. Untuk pekerjaan tersebut, Microsoft Excel menyediakan cara yanng mudah dan praktis untuk menjumlahkan data dalam baris atau kolom, yaitu dengan menggunakan tombol AutoSum atau dengan menekan variasi tombol Alt+=



Selain untuk menjumlahkan data, tombol AutoSum juga dapat digunakan untuk melakukan proses perhitungan lain,seperti yang ditunjukkan pada Gambar di atas, yaitu:

*
Sum, untuk menjumlahkan sekelompok data angka/ numerik dalam suatu range.
*
Average, untuk menghitung nilai rata-rata dari sekelompok data angka/ numerik dalam suatu range
*
Count, untuk menghitung banyak data dari sekelompok data angka/ numerik dalam suatu range
*
Max, untuk mencari nilai tertinggi dari sekelompok data angka/numerik dalam suatu range
*
Min, untuk mencari nilai terendah dari sekelompok data angka/ numerik dalam suatu range



1. Fungsi Logika
Fungsi logika atau IF berfungsi untuk menguji suatu kondisi dengan syarat tertentu untuk mendapatkan nilai benar atau salah. Logika tunggal adalah pengujian dengan menggunakan satu syarat yang ditetapkan.
Statement fungsi logika IF adalah sebagai berikut:
=IF (Logical Test;Value_if_true;Value_if_false)

*
Logical Test : Sel yang diuji dan syarat yang ditetapkan
*
Value if True : Kondisi jika syarat yang ditetapkan terpenuhi
*
Value if False : Kondisi jika syarat yang ditetapkan tidak terpenuhi

Fungsi AND
Bentuk : AND (X1,X2,X3,...)

Untuk menghasilkan nilai TRUE jika semua argumen yang terpasanga bernilai benar dan akan mengasilkan nilai FALSE jika ada sau atau lebih argumen bernilai salah. Argumen X1,X2,X3,...merupakan kondisi yang akan diuji atau lamat sel yang mengandung nilai logika.
Contoh :
Rumus

Keterangan

Hasil
=AND (True,True)

Semua argumen adalah True

TRUE
=AND (True,False)

Salah satu argumen adalah False

FALSE
=AND (2+2=4, 2+3=5)

Semua argumen nioali adalah True

TRUE
Fungsi OR
Bentuk : OR (X1,X2,X3,...)

Untuk menghasilkan TRUE jika beberapa argumen bernilai benar (true);menghasilkan FALSE jika semua argumen bernilai salah (false). Argumen X1,X2,X3,... merupakan kondisi atau ekspresi yang akan diuji/ alamat sel yang mengandung logika.
Contoh :
Rumus

Hasil
=OR (TRUE,FALSE,TRUE)

TRUE
=OR (2+2=4,4>2)

TRUE
=OR (FALSE,FALSE)

FALSE

2. Fungsi Text
Fungsi Left
Bentuk : LEFT (X,Y)

Untuk mengambil beberpa huruf dari suatu data teks dari posisi sebelah kiri.

*
Argumen X merupakan data teks yang penulisannya harus diapit dengan tanda petik ganda(“). Argumen X dapat diwakili oleh alamat sel yang berisi data teks.
*
Argumen Y menunjukkan banyaknya karakter yang akan diambil. Argumen Y harus memiliki niali lebih besar dari atau sama dengan nol (0). Jika argumen Y dihilangkan, maka akan diasumsikan dengan nilai 1.

Contoh :
Rumus

Keterangan

Hasil
=LEFT (“Microsoft”,5)

Mengambil 5 karakter pertama dari teks Microsoft

Micro
=LEFT (“Microsoft”)

Mengambil 1 karakter pertama dari teks Microsoft

M
=LEFT (“Microsoft”,2)

Mengambil 2 karakter pertama dari teks Microsoft

Mi

Fungsi LEN
Bentuk : LEN (X)

Untuk menghasilkan jumlah karakter dalam sebuah teks. Argumen X merupakan data teks atau tanda baca seperti koma, titik, dan lain-ain yang penulisannya diapit dengan tanda petik ganda (“).
Contoh :
Rumus

Keterangan

Hasil
=LEN (“Microsoft-Excel”)

Menghitung panjang karakter dari teks “Microsoft-Excel”

15
=LEN (“Dusun Gondang”)

Menghitung panjagng karakter dari teks “Dusun Gondang”

12

Fungsi MID
Bentuk : MID (X,Y,Z)

Untuk menghasilkan beberapa huruf suatu data teks dari posisi tertentu.

*
Argumen X merupakan data teks yanng penulisannya diapit dengan tanda petik ganda (“). Argumen X dapat diwakili oleh alamat sel yang berisi data teks.
*
Argumen Y nilai numerik yang menunjukkan posisi dimulainya pengambilan karkter yang dihitung dari posisi sebelah kiri. Jika nilainya lebih besar dari panjang karakter, hasinya kosong.Jika argumen X nilainya lebih kecil dari 1, hasilnya #VALUE
*
Argumen Z menunjukkan jumlah atau banyaknya karakter yang diambil. Jika argumen Z nilainya negatif, hasilnya #VALUE. Argumen Z harus memiliki nilai lebih besar dari atau sama dengan 0.

Contoh :
Rumus

Keterangan

Hasil
=MID (“Microsoft”,6,3)

Mengmbil 3 karekter dari teks “Microsoft”,dimulai dari karakter ke-6

sof

Fungsi RIGHT
Bentuk : RIGHT (X,Y)

Untuk mengambil beberapa karakter dari posisi sebelah kanan dari suatu teks.

*
Argumen X merupakan data teks yang penulisannya diapit dengan tanda petik ganda (“) atau dapat diwakili oleh alamat sel yang berisi data teks.
*
Argumen Y menunjukkan jumlah atau banyaknya karakter yang diambil. Nilai argumen Y harus lebih besar atau sama dengan 1. Jika argumen Y nilainya lebih besar dari panjang karakter, hasilnya teks itu sendiri. Jika argumen Y dihilangkan, maka akan diasumsikan dengan nilai 1.

Contoh :
Rumus

Keterangan

Hasil
=RIGHT (“Microsoft”,4)

Mengambil 4 karakter terakhir dari teks “Microsoft”

Soft
=RIGHT (“Excel-2003”,5)

Mengambil 5 karakter terakhir dari teks “Excel-2003”

-2003

Fungsi TEXT
Bentuk : TEXT (X,Y)

Untuk mengubah nilai numerik menjadi data teks dan sekaligus menampilkannya dengan format angka tertentu.

*
Argumen X adalah nilai numerik, sebuah rumus yang menghasilkan nilai numerik atau alamat sel.
*
Argumen Y adalah bentuk format untuk nilai X. Argumen Y tidak boleh berisi tanda asterik (*).

Contoh :
Rumus

Keterangan

Hasil
=TEXT (2800,”$0.00”)

Menghasilkan data teks dari nilai 2800 dengan format $0.00

$2800.00
=TEXT (40,”0%”)

Menghasilkan data teks dari nilai 40 dengan format 0%

40%
=TEXT (“3/15/83”,dd-mmmm-yy”)

Kombinasi data tanggal dengan format dd-mmmm-yy

15-March-83

Fungsi VALUE
Bentuk : VALUE (X)

Untuk mengubah suatu data teks menjadi data angka. Argumen X data teks yang penulisannya diapit tanda petik ganda (“). Argumen X dapat diwakili oleh alamat sel yang berisi data teks.

Contoh :
Rumus

Keterangan

Hasil
=VALUE (“$2,000”)

Nilai ekuivalen dari teks “$2,000”

2000
=VALUE (“16:48:00”)

Nilai ekuivalen dari teks “16:48:00”

16:48:00

A. LAY OUT DATA
Pengurutan Data
Data yang dientry pada tabel dengan acak dapat diurutkan (sortir) berdasarkan kriteria tertentu dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Blok data yang akan diurutkan (judul kolom dan nomor tidak diikutkan)
2. Klik menu Data, kemudian klik Sort

*
Sort by, untuk menentukan kriteria utama penngurutan
*
Then by untuk menentukan kriteria kedua dan ketiga (dapat diabaikan).
o
Ascending : Urutan menaik (A-Z atau 0-9)
o
Descending : Urutan menurun (Z-A atau 9-0)
*
Header row, baris pertama tidak diikutkan dalam pengurutan.
*
No header row, baris pertama diikutkan dalam pengurutan.

Memformat Angka
Agar data angka lebih mudah dibaca, anda dapat memberikan format tertentu sesuai dengan jenis angka yang akan diformat. Terebih dahulu Anda blok data yang akan diformat, kemudian klik menu Format, pilih Cells.
1. Klik tab Number
2. Tentukan kategori : Accounting

*
Decimal Places, untuk menentukan jumlah bilangan desimal.
*
Symbol, untuk menentukan Currency, misal $ atau Rp kemudian klik Ok.

B. PEMBUATAN GRAFIK
Untuk pembuatan grafik, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1.
Blok data yang akan dibuat grafik dengan ketentuan, kolom pertama adalah sumbu X, kolom kedua sumbu Y (1), kolom ketiga sumbu Y (2) dan seterusnya.
2.
Klik icon Chart Wizard
3.
Akan ditampikan tuntunan langkah yang terdiri dari 4 langkah, yaitu:

*
o
Memilih bentuk grafik yang akan dibuat
o
Menentukan nama series masing-masinng sumbu Y.
o
Mengisikan judul-judul grafik memperbagus tampilan grafik.
o
Menentukan letak grafik yang sudah jadi